IVASS: MODIFICHE AL REGOLAMENTO N. 5 APERTA LA PUBBLICA CONSULTAZIONE

  • 01 Aprile 2016

L' IVASS ha aperto la fase di pubblica consultazione del Documento 7/2016 contenente lo Schema di Provvedimento per la modifica del Regolamento ISVAP 5/2006 (disciplina dell’attività di intermediazione assicurativa) per introdurre novità significative nelle modalità di trasmissione all’Istituto delle istanze e comunicazioni dovute ai fini della tenuta del Registro Unico degli Intermediari Assicurativi e Riassicurativi (RUI).

L’iniziativa, si legge nel documento, rappresenta un altro passo nel percorso di semplificazione e dematerializzazione avviato nel 2015, in linea con quanto previsto dall' art. 15, comma 2 del Codice dell’Amministrazione Digitale e con gli obiettivi strategici dell’Istituto.

Tra le principali tappe di questo percorso si richiamano

Il Provvedimento in consultazione, segnala l’IVASS, ha la finalità di modernizzare la gestione dei rapporti tra IVASS e intermediari assicurativi, in particolare per quanto concerne la movimentazione e l’aggiornamento del RUI.

Oggi, le domande e le comunicazioni presentate all’IVASS sono compilate a mano dai richiedenti utilizzando la modulistica standard allegata al Regolamento ISVAP 5/2006, diversa per i vari tipi di istanze, o comunicazioni in carta semplice – e sono trasmesse prevalentemente in formato cartaceo, per posta o mediante consegna a mano.


Sebbene i flussi siano molto ingenti, il processo di lavoro che ne deriva “è a bassissimo livello di automazione e risulta assai dispendioso sia per IVASS che per gli intermediari, non solo a causa degli oneri postali, ma anche per i frequenti errori di compilazione e, talvolta, per la difficile leggibilità dei documenti”. Inoltre, poiché i dati entrano nella sfera di IVASS su supporto cartaceo, è necessaria una massiccia attività di data entry per alimentare il RUI.

L’Istituto intende quindi realizzare un sistema interamente digitale di raccolta dei dati contenuti nelle istanze/comunicazioni presentate a fini di alimentazione del RUI tramite moduli in formato PDF, in sostituzione dell’attuale sistema basato su moduli cartacei.

Le caratteristiche del nuovo sistema prevedono:

  • la sostituzione e la razionalizzazione dei vari modelli cartacei con un unico modello, in formato PDF, scaricabile dal sito IVASS e compilabile offline dall’intermediario
  • la compilazione “guidata” del modello PDF, cosicché da un’unica matrice sia possibile adattarne il contenuto in base alle specifiche necessarie a seconda del tipo di richiedente, dell’operazione richiesta e della sezione del RUI interessata, a garanzia della coerenza e della completezza delle informazioni dovute
  • la sottoscrizione del modello PDF con firma elettronica del dichiarante; il modello, così compilato e firmato, sarà inviato come allegato dall’indirizzo PEC dell’intermediario a un indirizzo PEC dedicato dell’IVASS.

Sotto il profilo degli adempimenti richiesti agli intermediari per la realizzazione del nuovo sistema, il Provvedimento in consultazione, modificando il Regolamento ISVAP 5/2006, introduce l’obbligo di dotarsi della firma elettronica (avanzata, qualificata o digitale) per la sottoscrizione delle istanze relative alla movimentazione del RUI e prevede che, dall’entrata in vigore del Provvedimento, le istanze così sottoscritte potranno essere presentate all’IVASS, “a pena di irricevibilità”, esclusivamente in forma di documento elettronico in formato PDF allegato a un messaggio di posta elettronica certificata.

L’introduzione dell’obbligo di firma elettronica, che si associa all’obbligo già esistente per gli intermediari (iscritti nelle sezioni A, B e D del RUI) di dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata, rappresenta per l’IVASS una componente necessaria per la digitalizzazione “alla fonte” della documentazione relativa al RUI “e contribuisce, grazie alla conseguente gestione informatizzata degli ingenti flussi documentali, allo snellimento delle attività, al miglioramento della trasparenza amministrativa e al contenimento dei costi”.
Secondo l’Istituto, il nuovo sistema consentirà:

  • lo snellimento e semplificazione degli adempimenti burocratici, sia per gli intermediari che per l’IVASS, grazie a modalità di comunicazione più efficaci e “leggere”
  • la riduzione dei tempi medi di lavorazione delle istruttorie, dovuta alla compilazione guidata delle domande e alla conseguente minore possibilità di errore da parte dell’intermediario
  • la riduzione dei costi di gestione sia per gli intermediari (che saranno affrancati da stampa e compilazione dei modelli cartacei, costi postali, reiterazione di istanze/comunicazioni erroneamente compilate e/o prive di elementi necessari), sia per IVASS (che vedrà significativamente ridursi i costi di gestione e archiviazione dei documenti)

Per l’Istituto, la modalità informatizzata prescelta presenta quindi “consistenti vantaggi per tutti gli attori del processo”, sia per la stessa IVASS che per gli intermediari. L’unico onere posto a carico di questi ultimi, consistente nell’acquisto di un kit di firma elettronica, “è obiettivamente assai contenuto e da sopportarsi mediamente ogni tre anni”: l’IVASS reputa pertanto che sarà ampiamente compensato dai benefici attesi dal nuovo sistema.

Eventuali osservazioni, commenti e proposte possono essere inviate all’IVASS entro il 30 aprile 2016 all’indirizzo di posta elettronica modulisticarui.pdf@ivass.it.
Al termine della fase di pubblica consultazione saranno rese pubbliche sul sito dell’Istituto le osservazioni pervenute – con indicazione del mittente, fatta eccezione per i dati e le informazioni per i quali il mittente stesso richieda la riservatezza, motivandone le ragioni – e le conseguenti risoluzioni dell’IVASS.

L'entrata in vigore del Provvedimento è stata fissata al decorso di 30 giorni dalla pubblicazione in Gazzetta Ufficiale, termine considerato "ragionavolmente congruo per consentire agli operatori di dotarsi di supporti di firma necessari all'avvio del nuovo sistema e proporzionato alla bassissima complessità degli adempimenti richiesti".