Nella newsletter di questo mese andiamo a conoscere i due strumenti digitali usati dai professionisti, la firma digitale e la PEC.
LA FIRMA DIGITALE
La firma digitale in Italia, regolamentata dal CAD, Codice Amministrazione Digitale, è definita "un particolare tipo di firma elettronica avanzata, basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata (crittografia asimmetrica), che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici".
La legge italiana – prima al mondo – attribuisce ai documenti firmati elettronicamente piena validità giuridica e valore probatorio pari alla scrittura privata.
Sono previste 4 tipologie di firma elettronica:
- • Generica, prevede che l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, siano utilizzati come metodo di identificazione informatica.
- • Avanzata, deve garantire una connessione univoca al firmatario, essere creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati.
- • Qualificata, è un particolare tipo di firma elettronica avanzata, basata su un certificato qualificato rilasciato da un certificatore accreditato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma.
- • Digitale, un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, a cui abbiamo già fatto riferimento all’inizio della newsletter.
I requisiti indispensabili che assolve la firma digitale sono l’integrità, cioè la certezza che il documento non sia stato manomesso o modificato dopo la sottoscrizione, e l’autenticità, la garanzia dell’identità di chi firma.
L’obiettivo è l’eliminazione dei supporti cartacei per migliorare l’efficienza amministrativa. Un altro aspetto rilevante è rappresentato dalla validità della firma digitale nel tempo. Il meccanismo della firma digitale prevede che il certificato abbia un periodo determinato di validità e possa essere sospeso o revocato. È necessario quindi utilizzare il servizio di marcatura temporale che i certificatori sono tenuti a fornire che consente di datare un documento. Un’alternativa può essere rappresentata dall’utilizzo della posta elettronica certificata, la PEC, che consente di collocare nel tempo il documento.
LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
La PEC è una peculiarità italiana nata nel 2005 per il tramite di una legge che ne attribuisce la gestione ad un organo preposto, CNIPA, Centro Nazionale per l'Informatizzazione della Pubblica Amministrazione.
La PEC è un sistema che consente di inviare e-mail conferendo un valore legale agli allegati e ai messaggi, può essere utilizzata per inviare documenti in sostituzione di mezzi tradizionali come la raccomandata A/R.
La PEC certifica la trasmissione e l'avvenuta consegna di un messaggio e ne garantisce l’integrità.
Dal 1° ottobre 2020 è obbligatoria l'iscrizione della PEC nel registro delle imprese con sanzioni previste fino a 2064 euro in caso di inadempimento.
Viene inoltre istituito il pubblico elenco degli indirizzi PEC costituiti presso il registro delle imprese e gli ordini o collegi professionali, denominato Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata, INI-PEC, https://www.inipec.gov.it/cerca-pec .
L’ Agenzia delle Entrate e la maggior parte degli Enti si sta rivolgendo ai contribuenti attraverso la PEC, di conseguenza, tutte le comunicazioni nonché le irregolarità riscontrate nel controllo delle dichiarazioni fiscali o dei tributi camerali, sono ricevute esclusivamente via PEC.
La PEC può essere utilizzata anche come canale per l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche.
Nel prossimo futuro il Legislatore dovrà adeguare la normativa di riferimento vigente, al fine di rendere la PEC conforme alle disposizioni dell’art. 44 del Regolamento eIDAS, electronic IDentification Authentication and Signature, rendendo così questo strumento fruibile oltre i confini nazionali.
Abbiamo verificato che l’uso di questi sistemi digitali, durante la pandemia, ha permesso di continuare ad operare proponendo ai clienti processi di sottoscrizione completi, intuitivi e sicuri; oltre a semplificare le procedure per le dichiarazioni e apertura dei sinistri, anche se a tutt’oggi ci sono fasce di professionisti inclini ad usarli.
In conclusione, la firma digitale e la PEC sono percepite come un servizio complementare, i cui benefici, sono: risparmio di tempo e sicurezza.
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Ersilia Autuori
Area Professioni Specialistiche
Assita SpA
