E’ oramai accertato il fatto che le attività ed i processi che coinvolgono manualità degli operatori per raccogliere dati ed informazioni, consensi e informative, contratti e questionari, su documenti cartacei, ottengono grossi benefici rendendoli digitali.
Ma cosa? I processi o i documenti?
Le attività citate, sono alla base dell’operatività degli intermediari assicurativi, che se da un lato hanno come core business, la consulenza in merito alle migliori polizze assicurative sulla piazza per i propri clienti/contraenti che si rivolgono a loro, dall’altro devono assolvere ad obblighi normativi dettati dal codice civile, dal regolamento IVASS, dal regolamento GDPR e da altri regolamenti europei appena entrati in vigore o in corso di applicazione che coinvolgeranno tutti i settori ma in particolare il settore finanziario come ad esempio NIS2 e Dora.
I vantaggi nell’adozione del digitale, non sono solo nell’evidente risparmio di carta, stampanti, toner, invii postali, archivi cartacei, spostamenti di faldoni tra sedi, ma sono soprattutto efficienze operative e riduzione dei rischi. Quali?
- • Tempi di produzione dei documenti, dalla loro creazione alla loro compilazione e certificazione più che dimezzati.
- • Tempi di trasferimento dei documenti da una sede ad un'altra ed in archivio elettronico e conservazione digitale, pressoché immediati.
- • Tempi di consultazione per verifica della compliance operativa dei collaboratori o della rete vendita, pressoché immediata.
- • Tempi di scansione ed archiviazione dei documenti cartacei azzerata.
- • Rischi di perdita dei documenti nella loro gestione interna o esterna, ridotti al minimo.
- • Rischi di alterabilità dei documenti durante la loro gestione, pressoché azzerati.
- • Aumento della resilienza a possibili assenze degli operatori.
- • Aumento della capacità di analisi dei dati raccolti in unico gestionale.
- • Aumento dell’efficienza di recupero dei documenti conservati nel caso di richieste da parte di IVASS; compagnie o altri stakeholder.
E’ chiaro quindi, che tutti questi fattori favoriscono l’aumento del tempo da poter dedicare al core business aziendale da parte di tutti gli operatori della struttura del broker.
Ma come possiamo ottenere tutto questo? Adottando strumenti per la digitalizzazione, non solo dei documenti, ma dei processi aziendali, quali ad esempio:
- • Gestionali moderni ed integrati, che permettono l’analisi delle informazioni con immediatezza.
- • Sistemi per la produzione di documenti in formato digitale, che siano gestibili con firme elettroniche, con la automazione della compilazione di moduli da pagine web, e la conservazione a norma.
- • Sistemi di archiviazione dei documenti integrati.
- • Soluzioni per la raccolta delle firme elettroniche, integrato con il gestionale e la gestione documentale.
- • Soluzioni per la conservazione digitale, integrato con il sistema documentale e il gestionale, per creare automaticamente dei pacchetti di documenti prodotti completamente in formato digitale senza mai essere passati dalla carta, penna e timbri ad inchiostro, abbinati ai metadati di produzione del documento stesso;
- • Sistemi moderni di email ed email PEC con conservazione a norma.
E in futuro? La possibilità di identificare in modalità completamente elettronica e magari da remoto, tutti i cittadini europei con strumenti per l’Identità Elettronica tramite l’EUDI Wallet. Che oramai è già presente!
Per fare tutto ciò è possibile usare la suite HitSignUp di HiT, che è composta da hardware, software e servizi, che è nata diversi anni fa per permettere alle aziende di creare processi di gestione dei documenti completamente in forma digitale, senza più usare la carta. Con HitSignUp, è possibile raccogliere firme grafometriche tramite l'interazione con i tablet Wacom di cui HiT è partner, Firme Elettroniche Semplici, Avanzate e Qualificate con certificati remoti ed approvazione tramite codici OTP via SMS, compilare questionari, apporre marche temporali qualificate e raccogliere allegati. Applicando norme e tecnologia, tutto questo è possibile oramai in ogni settore e per qualsiasi organizzazione.
Con Hitsignup, il personale dell’azienda non dovrà più perdere tempo con attività burocratiche, scansionando fogli di carta, ma potrà concentrarsi nelle attività di business. A partire dalle informazioni presenti nei programmi aziendali, CRM e documentali, semplicemente aggiungendo un pulsante nelle finestre dei programmi a fianco del classico bottone di stampa, HitSignUp automatizzerà la creazione in digitale del documento e permetterà la Conservazione Digitale a norma.
Le Firme Elettroniche con codici OTP, sono particolarmente adatte all’impiego di reti vendita distribuite geograficamente. Per questo motivo la nostra suite è stata integrata anche in QuotUp e NoteUp, i gestionali del comparto assicurativo di HiT. I nostri clienti intermediari assicurativi, partendo dalle interfacce dei programmi e senza uscirne, possono così timbrare le quietanze, far compilare e sottoscrivere i questionari ed i documenti precontrattuali e contrattuali alla propria clientela: questi saranno avviati anche alla Conservazione a norma, in modo completamente digitale, così come previsto dalle norme nazionali e specifiche di IVASS.
HiT mette a disposizione una rete di partner specializzati nel disegno dei processi in formato digitale, studi legali, e fornitori di infrastrutture e servizi di certificazione qualificati. HitSignUp, oltre ad essere integrato con i gestionali assicurativi di HiT, è adottabile facilmente da qualunque tipo di gestionale presente sul mercato e permette anche di creare dei processi o delle funzionalità ad hoc.
Nella famiglia dei prodotti HiT è sempre presente il gestionale NoteUp che supporta in modo completo il broker nelle attività quotidiane. Oltre alla gestione e organizzazione dei dati di clienti/prospect, polizze, titoli e sinistri, permette di inviare comunicazioni, gestire solleciti e avvisi in modo automatico. Una funzione interessante è la creazione di questionari dinamici e personalizzati, che aiutano i collaboratori nella creazione del documento e nella eliminazione di errori. Il preventivatore personalizzato Quotup elimina completamente tutti i “lunghi” passaggi di preventivazione sui portali di Compagnia, fornendo una risposta precisa ed immediata da sottoporre direttamente al cliente. Il preventivo viene salvato sul portale della Compagnia, favorendo la conversione veloce in Polizza. Il programma SpotUp permette al cliente finale di preventivare ed acquistare i prodotti messi a disposizione dal Broker sul proprio portale aziendale.
L’acquisto viene completato con il pagamento della polizza scelta. E’ possibile gestire tutto il flusso in modo completamente digitale, attraverso una Web App che funziona su tutti i device e semplifica ulteriormente le attività di acquisto dei prodotti. Tutte le informazioni inserite nel portale SpotUp confluiscono nel gestionale.
Per ulteriori informazioni ed approfondimenti, Vi invitiamo a visitare il sito www.hit.it
HiT Internet Technologies
Fabio Pitton
Francesco Giovanni Spoto
